Wer in Deutschland oder der Schweiz ein Unternehmen gründet, muss sich zwangsläufig mit steuerlichen Themen auseinandersetzen. Hierzu zählen unter anderem die Umsatzsteuer und die Vorsteuer. Die richtige Handhabung dieser wichtigen steuerlichen Faktoren kann grossen Einfluss auf den unternehmerischen Erfolg haben. Zudem lässt sich durch die Berücksichtigung der steuerlichen Rahmenbedingungen Stress mit dem Finanzamt vermeiden.
Vorsteuer und Umsatzsteuer einfach erklärt
Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine Steuer, die beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen anfällt. Man spricht daher auch von einer allgemeinen Verbrauchssteuer. Der Endverbraucher bezahlt Umsatzsteuer, wenn er Waren von Unternehmen erwirbt. Firmen müssen diese Steuer zwar erheben, profitieren davon aber nicht, da sie nachträglich an das jeweils zuständige Finanzamt abgeführt wird.
Kommt es allerdings zu einem Verkauf im B2B-Bereich, bei dem eine Firma Waren von einem anderen Unternehmen bezieht, darf die gezahlte Umsatzsteuer bei einem Weiterverkauf steuerlich geltend gemacht werden. In diesem Fall spricht man von der Vorsteuer. Kauft ein Unternehmen Waren ein, muss es der anderen Firma den Kaufpreis erstatten, zuzüglich der Umsatzsteuer. Diese wird in diesem Fall als Vorsteuer bezeichnet und darf bei einem Weiterverkauf mit der eigens erhobenen Umsatzsteuer verrechnet werden, sofern das Unternehmen zur Erhebung von Umsatzsteuer verpflichtet ist.
Die Auswirkungen der Umsatzsteuer
Grundsätzlich sind Unternehmen dazu verpflichtet, innerhalb eines bestimmten Zeitintervalls die Umsatzsteuer zu berechnen und dem zuständigen Finanzamt zu übermitteln. In der Regel geschieht dies einmal pro Monat oder einmal pro Quartal. Dabei stellen Firmen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung die erhobene Umsatzsteuer sowie die an andere Unternehmen gezahlte Vorsteuer gegenüber. Ergibt sich aus dieser Rechnung ein positiver Betrag, bedeutet das, dass Unternehmen eine Erstattung, für die zu viel gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erhalten. Hierbei spricht man auch vom Vorsteuerüberhang, wenn ein höherer Betrag an Vorsteuer gezahlt als über die Umsatzsteuer erwirtschaftet wurde. Fällt der Betrag negativ aus, muss dieser an das Finanzamt abgeführt werden.
Dementsprechend ist es für Unternehmen wichtig, von Geschäftspartnern eine ordnungsgemässe Rechnung zu erhalten, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Auf diese Weise lässt sich durch die korrekte Buchung von Umsatzsteuer und Vorsteuer die steuerliche Belastung entsprechend reduzieren.
Höhe der Umsatzsteuer
Was die Höhe betrifft, gibt es zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer keine Unterschiede. Das bedeutet, dass die gleichen Steuersätze zum Einsatz kommen, unabhängig davon, ob es sich um eine Eingangsrechnung von einem anderen Unternehmen oder um eine an einen Kunden ausgestellte Rechnung handelt. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %. Bei bestimmten Waren greift allerdings ein ermässigter Steuersatz, der sich auf nur 7 % beläuft.
In welchen Fällen darf die Vorsteuer abgezogen werden?
Im Normalfall sind alle Unternehmen vorsteuerberechtigt, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Das bedeutet, dass der Vorsteuerabzug angewandt werden darf, insofern beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Zudem muss es sich um abzugsfähige Betriebsausgaben handeln, damit der Abzug der Vorsteuer vom zuständigen Finanzamt anerkannt wird.
Hinweis: Wichtig zu wissen ist, dass die Vorsteuer nur dann abgezogen werden darf, wenn die Leistung bereits erbracht wurde und eine ordnungsgemässe Rechnung vorliegt, in welcher Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Wann die tatsächliche Bezahlung der Rechnung erfolgt, spielt keine Rolle. Bei Anzahlungen darf die Vorsteuer allerdings abgezogen werden, wenn die Zahlung erfolgt ist.
Wann ein Abzug der Vorsteuer nicht möglich ist
Ein Abzug der Vorsteuer ist nicht bei jedem Geschäftsvorgang möglich. Zu den nicht abzugsfähigen Geschäftsvorfällen zählen:
- Kauf von Waren oder Dienstleistungen für den privaten Gebrauch
- Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung
- Erbringung von umsatzsteuerfreien Leistungen
Zu den Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit und daher nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigen, gehören unter anderem Einkünfte, die aus der Vermietung an Privatpersonen entstehen. Zudem darf Vorsteuer nicht abgezogen werden, wenn es sich um Ausgaben für Geschenke handelt oder wenn Geldstrafen für ein Strafverfahren gezahlt werden müssen. Auch Ausgaben für die Einkommensteuer selbst berechtigen nicht zur steuerlichen Geltendmachung von Vorsteuer.
Was es bei einer Betriebsprüfung zu berücksichtigen gilt
Bei einer Betriebsprüfung suchen die Prüfer unter anderem in Eingangsrechnungen nach fehlenden Angaben, die für den Vorsteuerabzug relevant sind. Das liegt daran, dass fehlende Angaben dafür sorgen, dass die Vorsteuer nicht über den Vorsteuerabzug rückerstattet wird. Dies hat für Unternehmen unangenehme Konsequenzen, da nicht nur die Vorsteuer nicht steuerlich geltend gemacht werden kann, sondern auch Nachzahlungszinsen gezahlt werden müssen. Diese belaufen sich auf 0,5 % pro Monat. Hierdurch entstehen unter Umständen hohe Nachzahlungen, sodass Unternehmen unbedingt darauf achten sollten, dass alle erforderlichen Angaben auf sämtlichen Eingangsrechnungen vorhanden sind. Durch ein sinnvolles Zeit- und Selbstmanagement sorgen Unternehmer dafür, dass diese wichtigen Aspekte neben dem Kerngeschäft nicht vernachlässigt werden.
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