Für viele Gründer ist die Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuergesetz (§ 19 UStG) ein attraktiver Einstieg ins Geschäftsleben, ohne gleich mit der Umsatzsteuer jonglieren zu müssen. Was erst einmal wie eine Erleichterung klingt, bringt jedoch auf lange Sicht aber klare Grenzen und Anforderungen mit sich. Kennen Unternehmer diese, entscheiden sie informierter, ob die Regelung für sie geeignet oder ob der Vorsteuerabzug später wichtiger ist.
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer sind all jene, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigt. Der Gesetzgeber legte diese Grenzen fest, damit vor allem Starter mit geringem Umsatz von buchhalterischen Hürden befreit werden. Diese Regel greift aber nur bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen, also grundsätzlich, sobald man Leistungen an Kunden erbringt. Bei internationalen Geschäften oder innergemeinschaftlichen Lieferungen sind bestimmte Grenzen und Meldepflichten zu beachten.
Vorteile und Pflichten für Kleinunternehmer
Auf den ersten Blick klingt es verlockend, keine Umsatzsteuer auszuweisen und keine regelmässige Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen. Aber das hat Folgen. Zwar widmet man sich weniger bürokratischen Hürden, solange die Umsätze gering bleiben, und es entstehen Vorteile für Endkunden, da Rechnungen günstiger wirken.
Aber mit der Kleinunternehmerregelung gehen auch Pflichten einher. Der Hinweis „Gemäss § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ ist zum Beispiel eine Pflichtangabe auf erstellten Rechnungen. Zudem gibt es keine Vorsteuererstattung; Eingangsrechnungen sind also netto zu bezahlen. Des Weiteren hat eine Überschreitung der Umsatzgrenzen fast automatisch eine Umstellung auf die Regelbesteuerung zur Folge, die mitunter teuer wird, falls Nachzahlungen anfallen. Wenn Unternehmer als Kleinunternehmer firmieren möchten, sollten sie also den administrativen Aufwand geringhalten, aber rechtliche Anforderungen korrekt und rechtzeitig umsetzen.
Rechnungsgestaltung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer berechnen, dürfen sie auch nicht ausweisen. Diese Vorgabe versteckt sich simpel in einer Formulierung auf der Rechnung: „Gemäss § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Damit bleibt das Dokument rechtskonform.
Vergessen Kleinunternehmer, den Hinweis aufzunehmen, entstehen ihnen schnell finanzielle Nachteile oder gar Bussgelder. Auch digital erstellen Rechnungen müssen diesen Zusatz enthalten, idealerweise automatisch durch ein aktuelles Rechnungsprogramm, das die Kleinunternehmerregelung berücksichtigt. Für Gründer ist das besonders essenziell. Genaue Standardtexte, wiederkehrende Pflichtangaben und Rechnungslayout nach Gesetz werden nämlich erstellt, ohne dass die Kleinunternehmer jedes Mal selbst nacharbeiten.
Wann ergibt der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung Sinn?
Mit steigendem Umsatz gerät die Kleinunternehmerregelung an ihre Grenzen. Zwei Argumente sprechen oft gegen eine weitere Teilnahme.
Vorsteuerabzug: Je höher die Investitionen (zum Beispiel in Büro, Geräte, Technik), desto notwendiger wird die Rückerstattung der gezahlten Umsatzsteuer.
B2B-Geschäft: Geschäftskunden ziehen meist nur netto ab. Mit ausgewiesener Umsatzsteuer wirkt die Rechnung professioneller und transparenter. Ausserdem möchten die meisten KMU beim Einkauf die Umsatzsteuer ausgewiesen sehen.
Überschreiten die Unternehmer regelmässig 35.000 € Umsatz, sollten sie prüfen, ob sie besser zur Regelbesteuerung wechseln. Das ist nicht zuletzt ein sinnvolles Mittel, möchte man grössere Investitionen mit Steuervorteilen begleiten.
Wie Kleinunternehmer den Wechsel zur Regelbesteuerung meistern
Wenn die Umsätze steigen, ist der Wechsel fast unvermeidlich. Spannend wird es beispielsweise dann, wenn für Investitionsgüter höhere Vorsteuern anfallen. Planen Unternehmer clever, koordinieren sie jedoch den Übergang mit dem Monat der Rechnungsstellung. So werden grössere Anschaffungen netto günstiger, weil die Umsatzsteuer erstattet wird. Einige Rechnungsprogramme erlauben es, diesen Schritt zu simulieren, ohne einen direkten Wechsel. Auf diese Weise sehen Gründer in verschiedenen Branchen früh, wie das Vorsteuerpotenzial wirkt und welche Auswirkungen sich auf Gewinn und Liquidität ergeben.
Für Kleinunternehmer bedeutet das abschliessend, dass sie eine aktuelle Software nutzen sollten. Ein Rechnungsprogramm mit automatischer Kleinunternehmer-Logik spart nämlich Zeit, verhindert Fehler und steigert die Professionalität. Auch die Umsatzkontrolle ist wichtig. Bleiben sie regelmässig unter 4.000 €/Monat, sind Unternehmer auf der sicheren Seite. Bei Wachstum ist der frühzeitige Blick ins Rechnungsarchiv sinnvoll, möchte man unerwartete Nachzahlungen vermeiden. Zum Jahresstart ist allerdings für viele der Systemwechsel ab dem Monat nach der Überschreitung sinnvoll.
Für mehr Rechtssicherheit sollten Kleinunternehmer sorgfältig notieren, ab welchem Monat sie die Regelbesteuerung einsetzen und sich bei Unsicherheiten kurz mit ihrem Steuerberater abstimmen.